Tämä ohjesääntö on hyväksytty Jaakon Samoojat ry:n vuosikokouksessa 23.2.2024 ja on voimassa välittömästi.

Tämä ohjesääntö kuvaa Jaakon Samoojat ry:n sääntöjen mukaisen toiminnan järjestämisestä aiheutuvien kulujen korvattavuutta ja taloudenhoidon toimintatapaa. Ohje kokoaa yhteen muodostuneita käytäntöjä sekä soveltuvilta osin mm. verotuskäytäntöä ja Suomen partiolaisten linjauksia.

Ohjeessa johtajalla tarkoitetaan säännöissä määriteltyä A-jäsentä.

Talousohje

Kuluista päättämisestä ja kulukorvauksen hakemisesta

Hankinnoista päätetään lähtökohtaisesti etukäteen johtajistojen kokouksissa ja ne vahvistaa hallitus talousarvion ja toimintasuunnitelman antamissa raameissa. Hankinnoissa huomioidaan niiden kokonaistaloudellisuus ja ympäristövaikutukset.

Tapahtumiin liittyvät pienhankinnat voidaan sisällyttää tapahtuman budjettiin ja tällöin tapahtuman nimetyllä johtajalla on päätösvalta annetun budjetin mukaisista hankinnoista. 

Mikäli hankinta poikkeuksellisesti vaatii nopeampaa reagointia kuin johtajiston kokousten rytmi, korkeintaan 150 euron hankinnat voi tehdä lippukunnanjohtajan ja taloudenhoitajan hyväksynnällä ja yli 150 euron hankinnat hallituksen päätöksellä.

Hankinnan hyväksynnästä vastaa hankinnan tekijä.

Pääsääntöisesti johtajat tekevät hankinnat ensin itse ja tekevät ostoista kulukorvaushakemuksen rahastonhoitajalle. Kulukorvaushakemus on tehtävä mahdollisimman pian hankinnan tai tapahtuman jälkeen. Kirjanpitoon takautuvasti edelliselle vuodelle merkittävät kulut on haettava viimeistään 15.1.

Kulukorvaukseen tulee sisällyttää tieto hankinnan käyttökohteesta sekä tosite, joka on yleisimmin kuitti ostosta. Kirjanpitolain mukaan tositteen tulee sisältää Suomessa myyjän nimi sekä yhteystiedot ja Ytunnus, päivämäärä ja kuitin numero, ostettujen tuotteiden tai palveluiden erittely sekä tieto kuitin hintoihin sisältyvistä arvonlisäveroista. Maksupäätteen tulostama erillinen kuitti ei yleensä täytä yksin vaatimuksia erittelystä, joten kiinnitä huomiota kuitin pyytämiseen ostohetkellä. Vain poikkeustapauksissa puuttuva kuitti voidaan korvata muulla selvityksellä. Kirjanpitojärjestelmä ei sisällä automaattista varmuuskopiointia, joten kulukorvausta hakevan johtajan tulee säilyttää kuitti seuraavan vuoden maaliskuun loppuun asti.

Taloudenhoitaja maksaa kulukorvaukset mahdollisimman pian sen hakemisesta, yleensä noin viikon kuluessa. Tarvittaessa voit varmistaa nopean käsittelyn pyytämällä sitä.

Ennakot, luottokortit ja laskutus

Kulukorvauksesta voi pyytää maksuennakkoa taloudenhoitajalta. Ennakosta sovitaan kirjallisesti. Ennakon hakemisessa on syytä huomioida mahdollinen viive asian käsittelyssä ja tilisiirrossa pankkien välillä.

Lippukunnalla voi olla käytössä pankin myöntämä pankkikortti, mistä päättää hallitus. Pankkikortti on vain nimetyn/nimettyjen henkilöiden käytössä.

Laskulle ostamisesta on sovittava taloudenhoitajan kanssa ennen hankintaa.

Retket, leirit ja muut lippukunnan itse järjestämät tapahtumat

Lippukunnan järjestämillä tavanomaisilla retkillä lähialueelle osallistumismaksu on lähtökohtaisesti 10 euroa kahden kalenteripäivän retki ja 15 euroa kolmen kalenteripäivän retki. Osallistumismaksu tarkastellaan ja ilmoitetaan kuitenkin erikseen jokaisesta tapahtumasta suhteessa tapahtuman sisältöön. 

Lippukunnan omille jäsenilleen järjestämiin tapahtumiin määritellään talousarviossa alustavat budjetit, joiden puitteissa ryhmänjohtajat voivat toimia itsenäisesti yhdessä ikäkausivastaavan kanssa. Taloudenhoitaja ja hallitus seuraavat toteumaa. Talousarviosta poikkeavat retkisuunnitelmat ja -budjetit käsitellään johtajiston kokouksissa ja ne hyväksyy hallitus. 

Taloudenhoitaja lähettää laskut sähköpostitse tapahtumien osallistumismaksuista Kuksa-rekisterin ilmoittautumisten perusteella. Tapahtuman johtajan tulee huolehtia ilmoittautumisten paikkansapitävyydestä. Laskut lähetetään 1-2 viikon kuluessa tapahtuman ilmoittautumisajan päättymisestä.

Lippukuntien yhteisesti järjestämät tapahtumat

Lippukunta voi toimia järjestäjänä myös muiden lippukuntien kanssa yhteisesti järjestetyissä tapahtumissa. Näistä tapahtumista määrätään tapauskohtaisesti toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa tai hallituksen päätöksellä. 

Pääsääntöisesti tapahtumista aiheutuvat kaikille osallistujille yhteiset kulut jaetaan lippukuntien välillä osallistujamäärään suhteutettuna. Tapahtumiin voi sisältyä myös vain yhtä lippukuntaa koskettavia kuluja, jotka maksaa kyseessä oleva lippukunta. Jaakon Samoojat ry määrittelee omien jäsenten osallistumismaksunsa itsenäisesti.

Tapahtuman yhteyshenkilö on vastuussa tapahtumastaabin ja Jaakon Samoojat ry:n hallituksen välisestä tiedonvaihdosta.

Ohjelma- ja kilpailutoiminta

Ohjelma- ja kilpailutoiminnassa sudenpentu, seikkalija ja tarpoja kilpailuiden ja ohjelmapäivien kustannuksista noin 75% on pyritty kattamaan osallistujilta kerätyillä maksuilla. Ohjelma- ja kilpailutoiminnan matkakustannukset käsitellään tapauskohtaisesti hallituksen kokouksessa.

Hallituksen päätöksellä lippukunta voi kustantaa johtajien (viikkotoiminnan järjestämiseen osallistuvat samoajat ja sitä vanhemmat ikäluokat) kisaosallistumisia ja -kustannuksia. Kisoihin osallistuminen on yksi kouluttautumisen muoto.

Viikkotoiminta

Ryhmien viikkotoiminnan kustannuksiin varataan talousarviossa rahaa, jonka käytöstä tähän tarkoitukseen viikkotoiminnan johtajat voivat päättää itsenäisesti yhdessä ikäkausivastaavan kanssa. 

Viikkotoiminnan järjestämisestä aiheutuvia matkakuluja ei pääsääntöisesti korvata. Tästä määrätään tarkemmin matkustusohjeessa.

Koulutukset, muiden järjestämät tapahtumat, ym.

Partiokoulutukset pääosin maksaa lippukunta ja seurakunta korvaa ne lippukunnalle. Hallitusta tiedotettava koulutuksiin osallistumisista. Osa koulutuksista laskutetaan suoraan lippukunnalta. Osa maksetaan ensin itse ja niistä voi tapahtuman jälkeen voi hakea kulukorvausta. Tapauskohtaisesti käsitellään lippukunnan korvaus niihin koulutuksiin, joita seurakunta ei korvaa.

Lippukunta voi tukea jäsentensä osallistumismaksuja myös muiden järjestämiin partiotapahtumiin. Näistä päätetään toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa tai johtajiston kokouksissa, jolloin päätöksen hyväksyy hallitus.

Jos osallistujan osallistumismaksu ulkopuoliselle on jo sitova, lippukunnalla on oikeus hallituksen päätöksellä periä koulutusmaksu takaisin jäseneltä, joka peruu osallistumisensa tai jättää koulutuksen suorituksen kesken.

Avustukset

Lippukunnan talousarviossa varaudutaan omien jäsenten tapahtumamaksujen alennuksiin tai maksuvapautuksiin. Jäsenet (alle 18-vuotiaan jäsenen huoltajat) hakevat näitä kirjallisesti lippukunnanjohtajalta tai taloudenhoitajalta. Hakemukset käsittelee hallitus.

Varainhankinnasta ja rahastoinnista

Lippukunta tekemästä varainhankinnasta päättää vuosikokous tai hallitus.

Varainhankinnasta aiheutuneet matkakustannukset voidaan korvata matkustusohjeen mukaisesti, mikäli matkakohde on yli kahden kilometrin päässä kolosta (Hinkaloistentie 1, Renko).

Varainhankinnasta kertynyttä tuottoa voidaan rahastoida samoaja- ja vaeltajaikäisten jäsenten ryhmien nimetyksi varainhankinnaksi partio-ohjelman mukaiseen toimintaan. Rahastoidut varat ovat kyseisen ryhmän käytettävissä hallituksen hyväksymään partio-ohjelman mukaiseen toimintaan sen kalenterivuoden loppuun asti, jona varojen hankkimiseen osallistuneesta ryhmästä korkeintaan yksi kolmasosa on täyttänyt 23 vuotta. Tämän jälkeen rahastot puretaan lippukunnan yleiseen käyttöön.

Varainhankinnan tuottoa on mahdollista kohdentaa ja rahastoida myös lippukunnan yhteisten pitkää varainhankintaa vaativien projektien kustantamiseksi. Tällöin rahastoinnista tehdään erillinen suunnitelma.

Rahastoidut varat säilytetään osana lippukunnan varoja. Rahastointi tehdään ylijäämästä veloittamalla, jolloin sillä ei ole tuloslaskelmavaikutusta, ja merkitään “muuksi vapaaksi rahastoksi”. Erittely rahaston sisällöstä esitetään tase-erittelyssä. (KILA 1334/1995)

Lahjat

Lippukunta voi antaa lahjoja jäsenistölleen. Perinteisesti lahja on annettu lukiosta tai ammattikoulusta valmistuvalle ja 50-, 60-, 70-, jne. vuotta täyttävälle. Lisäksi on annettu häälahjoja. Vuosittain lippukunta muistaa joululahjoin pesteissä toimineita johtajia.

Lahjojen hankinnassa huomioidaan verottajan ohjeet.

Muut kulut ja määräykset

Puhelin ja internet kuluja ei pääsääntöisesti korvata. Tarvittaessa näiden korvattavuudesta päättää hallitus ja korvaamisesta tulee sopia etukäteen.

Postituskulut korvataan toteutuneen summan mukaan.

Kotimaan ja ulkomaan päivä- tai ruokarahoja ei makseta. Poikkeustapauksessa  voidaan korvata ateriakuluja korkeintaan verohallinnon lounasedun verran tositteen perusteella, mikäli tapahtumassa ei ole järjestetty ateriaa tai sen nauttiminen ei toimen hoitamisen vuoksi ole mahdollista ja matka kestää yli kuusi tuntia. Poikkeustapaukset käsittelee hallitus.

Verottajan ohjeen mukaisesti henkilökohtaisten bonuskorttien käytöstä saadusta edusta muodostuu henkilölle verotettavaa tuloa. Tästä syystä henkilökohtaisten bonuskorttien käyttö on kielletty tilanteessa, jossa hankinnat edelleen laskutetaan Jaakon Samoojat ry:ltä.

Mahdollisia välillisiä kustannuksia (esim. ansionmenetyksiä) ei korvata. Päihteitä ja tupakkatuotteita ei korvata.

Pääsääntöisesti Jaakon Samoojien itse järjestämien tapahtumien osallistumismaksut määrätään erikseen osallistujille ja johtajille. Pienimuotoisissa, vain oman lippukunnan yhden, kahden tai kolmen päivän tapahtumissa johtajien osallistumismaksua ei tyypillisestä kerätä. Jos johtajat maksavat osallistumismaksun, se on lähtökohtaisesti kaikille sama. Mikäli erikseen päätetään korvata merkittävän pestin tekijän osallistumismaksu, tarkistetaan verotuskäytännöstä onko korvaus ilmoitettava Verohallinnon Tulorekisterin saajan veronalaisena tulona ja toimitaan sen mukaan.

Liittymis- ja jäsenmaksu

Uusilta jäseniltä kerätään liittymismaksu 25 euroa, joka kattaa lippukunnan partiohuivin ja ikäkausimerkkejä.

Jäsenmaksusta päätetään sääntöjen mukaan.

Kaluston aktivointi taseeseen

Vuodesta 2021 alkaen aktivoidaan taseeseen sellaista kalustoa ja tarvikkeita, joiden arvioitu käyttöikä on useita tilikausia ja hankintahinta kokonaisuudelle yli 500 euroa.

Matkustusohje

Lippukunta korvaa hallituksen hyväksynnällä retkien, leirien, tapahtumien, varainhankinnasta ym. järjestämisestä aiheutuneita kustannuksia. 

Vain kololle (Hinkaloistentie 1, Renko) suuntautuvia viikkotoiminnan, johtajistojen, varainhankinnan tai muun toiminnan matkakustannuksia lippukunta ei pääsääntöisesti korvaa. Tarvittaessa hallitus voi kuitenkin tehdä tästä poikkeavan päätöksen yksittäistapauksissa taloudellisin, sosiaalisin tai terveydellisin perustein, mikäli toiminnan järjestäminen sitä edellyttää. Tällöin maksettava korvaus voi olla täysimääräinen tai alennettu. Kolon kautta kulkeva matka muuhun kohteeseen voidaan korvata täysimääräisenä.

Meno- ja paluumatkojen ei tarvitse tapahtua välittömästi siihen liittyvän Jaakon Samoojien tapahtuman yhteydessä, mutta vaihtoehtoisesta ajankohdasta ei saa aiheutua ylimääräisiä korvattavia kustannuksia.

Matkakulut korvataan vain siltä osin, kuin ne kohdistuvat Jaakon Samoojien toimintaan. Kilometrikorvausta ei siis esimerkiksi koroteta kyydissä olevien perheenjäsenten tai muiden henkilöiden eikä omaan käyttöön kuljetettavan asuntovaunun perusteella.

Kulkuneuvon valinta

Omaa kulkuneuvoa voi käyttää, kun julkisen kulkuneuvon käyttö on kalliimpaa tai huomattavan hankalaa. Jaakon Samoojien toiminnan luonteen ja maantieteellisen sijainnin vuoksi oma auto on usein luontevin valinta, mutta kiinnitetään huomiota ympäristövaikutuksiin ja suositaan kimppakyytejä mahdollisuuksien mukaan. Laskuun tulee liittää matkustajaluettelo. 

Julkista liikennettä käytettäessa korvaus suoritetaan halvimman hintaluokan mukaan.

Taksin ja lentokoneen käytöstä on sovittava erikseen tapauskohtaisesti talousohjeen mukaisesti.

Korvausten suuruus

Korvaus oman auton käytöstä on 0,25 €/km, jota korotetaan 0,02 €/km jokaista lisämatkustajaa kohden neljään matkustajaan asti. Peräkärryn vetämisestä korotus on 0,09 €/km ja yli 80 kg painoisesta rahdista 0,03 €/km.

Korvaus moottoripyörän käytöstä on 0,14 €/km ja mopon käytöstä 0,08 €/km.

Ulkomaanmatkat

Ulkomaanmatkat käsitellään kukin erikseen ja niistä päätetään toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa tai johtajiston kokouksessa, 

Muuta

Johtaja vastaa itse verottomien kulukorvausten kokonaissumman seurannasta. Saajakohtainen yläraja yleishyödyllisten yhdistysten maksamille verovapaille kilometrikorvauksille on 3 000 euroa ja päivärahoille 20 päivää kalenterivuodessa.