Tapahtumien osallistumis- ja peruutussäännöt

Nämä säännöt on hyväksytty Jaakon Samoojat ry:n vuosikokouksessa 17.2.2025. 

Osallistujat

Jaakon Samoojat ry:n tapahtumiin voivat osallistua lippukunnan jäsenet. Ilmoittautumisen yhteydessä tarkistetaan, että jokaisella on Suomen partiolaiset ry:n jäsenmaksu maksettuna tai vapautus hyväksyttynä. Toimintaan ja tapahtumiin säännöllisesti osallistuvilta jäseniltä edellytetään voimassa oleva Suomen partiolaiset ry:n jäsenyys. Muut kuin lippukunnan jäsenet voivat osallistua tapahtumiin mikäli yhdistyksen hallitus niin erikseen päättää. Tällöin osallistumismaksu voi poiketa yhdistyksen jäsenille tarkoitetusta maksusta.

Osallistumismaksut ja maksuaikataulu

Yhdistyksen hallitus määrittelee tapahtumien osallistumismaksut.

Osallistumismaksut ovat pääsääntöisesti kaikille samat ja ne määritellään tapahtuman suunnittelun yhteydessä. 

Leireillä voidaan määritellä eri osallistumismaksu eri ikäkausille. Hallitus voi päättää erikseen myönnettävistä alennuksista, esimerkiksi silloin, jos samasta perheestä osallistuu useampi henkilö leirille/tapahtumaan. 

Isoissa tapahtumissa tapahtuman johtaja ja mahdolliset muut merkittävää pestiä tekevät henkilöt (kuten linja-autonkuljettaja, muonittaja ja tapahtuman varajohtajat) voidaan hallituksen päätöksellä vapauttaa osallistumismaksusta tai tapahtumaan osallistuvien johtajien osallistumismaksuja voidaan osittain korvata. Lippukunnan omat tapahtumat ovat pääsääntöisesti johtajatehtävissä toimiville maksuttomia.

Osallistumismaksu laskutetaan osallistujalta tai alaikäisen osallistujan huoltajalta sähköpostitse. Erillisestä pyynnöstä lasku voidaan lähettää kirjeitse, jolloin laskuun lisätään erillinen hallituksen määräämä laskutuslisä. Muistutuslaskuun lisätään hallituksen määräämä muistutusmaksu.

Osallistumismaksu tulee olla maksettuna viimeistään laskun mukaisena eräpäivänä. Osallistullistujan osallistuminen tapahtumaan voidaan evätä hallituksen päätöksellä, jos erääntyneitä tapahtumamaksuja on maksamatta.

Ilmoittautuminen, sitovuus ja peruutusehdot

Ilmoittautumisesta tulee sitova, kun tapahtumaan on ilmoittauduttu Kuksassa ja ilmoittautumisaika on päättynyt. Jälki-ilmoittautuminen on sitova heti, kun ilmoittautuminen on tehty.

Yhdistyksen järjestämistä tapahtumista tiedotetaan jäsenille riittävän ajoissa. Jäsenille ilmoitetaan tiedot kustakin tapahtumasta joko kotiin jaettavilla lapuilla, sähköpostilla tai muilla keinoin. Tapahtumiin voi ilmoittautua vasta, kun ilmoittautumisaika on alkanut.

Peruutuksen voi tehdä ilman kuluja ennen kuin ilmoittautumisesta tulee edellä kuvatulla tavalla sitova. Jos peruutus tehdään sen jälkeen kun ilmoittautumisesta on tullut sitova, mutta viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtumaa, yhdistys pidättää tai perii osallistumismaksusta sen osan, joka vastaa aiheutuneita kuluja. Mikäli peruutus tehdään myöhemmin kuin kahta viikkoa ennen tapahtumaa, osallistumismaksun voi saada takaisin vain pätevän syyn perusteella (oma tai lähiomaisen vaikea sairaus tai kuolema tai vastaava syy) ja mahdollista lääkärintodistusta vastaan. Tällöinkin järjestäjällä on oikeus pidättää tai periä osallistumismaksusta se osa, joka vastaa aiheutuneita kuluja. Ilmoittautuneella voi olla mahdollisuus saada korvausta näistä kuluista omasta vakuutuksestaan. Tapahtumakohtaisissa osallistumis- ja peruutusehdoissa voidaan määrätä tästä poikkeavista määräajoista. Samat ilmoittautumis-, sitovuus- ja peruutusehdot koskevat sekä osallistujia että johtajia.

Yhdistyksellä on oikeus peruuttaa tapahtuma yleisissä force majeure – tilanteissa (sota, kapina, lakko tai vastaava poikkeustilanne Suomessa tai kohdealueella). Tällöin osallistujille palautetaan osallistumismaksu vähennettynä aiheutuneilla kuluilla. Yhdistyksellä on oikeus peruuttaa tapahtuma myös muista kuin force majeure -syistä. Tällöin osallistumismaksu palautetaan kokonaisuudessaan tai sitä ei peritä.

Tapahtuman järjestäjä ei vastaa osallistujien kuljetuksista tapahtumaan, ellei toisin ole ilmoitettu. Järjestäjän vastuu osallistujista alkaa vasta kun osallistujat ovat ilmoittautuneet tapahtumapaikalla.

Osallistumismaksun palauttaminen ja lisämaksut

Mikäli tapahtuman ylijäämä on vähintään 3% osallistumismaksuista, ja kun tapahtuman osallistumismaksu on yli 500 euroa, osallistujille palautetaan henkilökohtaiseen osallistumismaksuun perustuva 3%:n ylittävä osuus. Palautus tehdään, kun tapahtuman loppukirjanpito on hyväksytty yhdistyksen hallituksessa.

Mikäli tapahtuman alijäämä on vähintään 3% osallistumismaksuista, ja kun tapahtuman osallistumismaksu on yli 500 euroa, järjestäjällä on oikeus periä lisää henkilökohtaiseen osallistumismaksuun perustuva 3%:n ylittävä osuus.

Mikäli osallistumismaksu peritään vähintään kolmessa erässä, ja ennen tapahtumaa on jo nähtävissä yli 3%:n yli- tai alijäämä, voidaan osallistumismaksun viimeistä maksuerää muuttaa yksipuolisella ilmoituksella.

Vakuutukset ja turvallisuus

Osallistujien on huolehdittava tarvittavasta vakuutusturvasta itse. Osallistujien on tutustuttava partiovakuutuksen ehtoihin, ja halutessaan täydennettävä omaa vakuutusturvaansa itse. Tapahtuman järjestäjä voi myös ottaa lisävakuutuksia esimerkiksi lainatulle kalustolle.

Tapahtumissa noudatetaan Suomen Partiolaiset ry:n turvallisuusohjeita sekä voimassaolevia viranomaismääräyksiä. Lisäksi tapahtumat voivat itse laatia tarkentavia sääntöjä ja ohjeita. Mikäli osallistuja vaarantaa muiden osallistujien turvallisuuden tai muutoin vakavasti rikkoo tapahtuman sääntöjä, voidaan hänet poistaa tapahtumasta tapahtuman johtajan päätöksellä. Tällöin osallistuja vastaa itse poistamisen aiheuttamista kustannuksista, eikä hänellä ole oikeutta saada hyvitystä maksetusta osallistumismaksusta.

Huoltajalla on velvollisuus järjestää alle 18-vuotiaan osallistujan leiriltä poistuminen. Huoltajan velvollisuus koskee myös niitä tapauksia, joissa osallistujan leiri keskeytyy tämän omaan hyvinvointiin tai terveyteen liittyvästä syystä.

Valo- ja videokuvaus

Tapahtuman ilmoittautumislomakkeessa on oltava kohta, jossa osallistuja voi ilmoittaa suostuvansa siihen, että häntä voidaan valokuvata ja videokuvata tapahtuman aikana, ellei hän sitä erikseen yksittäistapauksessa kiellä.